Introductie
Deze beschrijving heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van DMS 4.0 (Invoer en Uitvoer)
Voorinrichting
Om het inrichtingswerk van DMS te minimaliseren kan er gebruik gemaakt worden functies om snel een basisinrichting op te zetten. Deze functies kunnen uitgevoerd worden vanuit de 'DMS Setup'.
Zoek op 'DMS Instellingen'
Note
Indien het zoeken geen resultaat heeft opgeleverd is de software nog niet actief in uw omgeving.
Stappen
- Klik op: Acties - Initialize DMS. Hiermee wordt de volgende inrichting uitgevoerd:
- Aanmaken Status Sjabloon, voor zowel invoer als uitvoer
- Aanmaken van Steps
- IMP. FROM RECEIPT - DMS document aanmaken obv Inslag document
- IMP. FROM IMPORT AIR - DMS Document aanmaken obv AIR import document
- IMP. FROM IMP. OCEAN - DMS Document aanmaken obv OCEAN import document
- IMP. FROM TRANSPORT - DMS Document aanmaken obv Transport document
- IMP. FROM TMS ORDER - DMS Document aanmaken obv TMS Order
- EXP. FROM SHIPMENT - DMS Document aanmaken obv Uitslag
- CREATE DECL. MESS. - DMS Document aanmaken
- Aanmaken van Nummerreeksen
- Aanmaken van Data-integratie berichten
- Klik op: Acties - Import Customs Values. Hiermee worden de benodigde code boeken van de Douane ingeladen. Deze is hier te downloaden: Codeboek
- Vul nu op de 'DMS Instellingen' de ontbrekende velden in, denk hierbij aan het EORI nummer
Warning
Test dit eerst uit in uw RAPP omgeving.
Werkwijze
Hiervoor gebruik je de step: IMP. FROM RECEIPT.*
*Mocht de betreffende step niet zichtbaar zijn dan kun je deze middels 'Step toevoegen', in het feitenblok Steps toevoegen. Het advies is om deze Steps standaard aan het statussjabloon van de het betreffende document toe te voegen.
Testen
Om DMS berichten te kunnen testen, maak een nieuwe aangifte aan (of gebruik de step: IMP. FROM RECEIPT) bij 'DMS Import'.
Voeg in het feitenblok Steps Create Declaration Message toe.
Aan de hand van deze step worden eventuele foutmeldingen gegenereerd en kan er gecheckt worden of validatie OK is.
Na uitvoeren van Create Declaration Message wordt er een Validation Result List pagina geopend met de info of een bepaald veld 'Mislukt' is en eventueel aangepast moet worden. Bij feitenblok Declaration Messages worden er Soort en Status van de douane berichten weergegeven.
Note
'Warning' meldingen worden wel door de douane geaccepteerd, 'Failure' meldingen niet.
Status Instellingen
Ga naar Message Status Setup om de Berichten Status te kunnen instellen.
Via onderstaande scherm kan de status voor DMS Document ingesteld worden voor specifieke Douane Berichtsoorten. Voorbeeld: Zodra het bericht IE429 (Release) ontvangen is, krijgt het document de status 40-FINISHED.
DMS Berichtsoorten
Het berichtenverkeer tussen de douane en de aangever is opgenomen in berichten flows Declaration Message factbox. Voor alle IE4xx berichten van invoer zijn deze bij uitvoer IE5xx berichten m.u.v. het herinneringsbericht IE438 wat bij uitvoer een NLRRD is.
Een uitgebreide berichttype lijst kunt u op de Douane site vinden onder DWU-060 Berichttype https://www.belastingdienst.nl/codeboek_sagitta/huidig/html/tabel-codeboek%2C%20onderdeel%20dwu%20aangiftebehandeling-060.html
DMS Invulinstructies
Authorisations
Er is een nieuwe functie gemaakt waarbij u de eigen vergunningen vast kunt leggen.
Bij de tabel 'DMS Authorisation Permits' kunt u de vergunningen vastleggen.
De tabel kunt u vanuit de DMS Setup benaderen.
Vanuit het DMS document kunt u de lijst selecteren in 'Available permits'.
Is er nog niets ingevuld dan krijgt u de gehele lijst te zien.
Heeft u de soort al ingevuld, dan ziet u alleen de vergunningen met die code.
Previous/Supporting Document
Gaat u in de aangifte naar Previous en/of Supporting document verwijzen, dan is het veld Artikelnummer (12 01 007 000 Identificator artikelnummer) verplicht. Vermeld het artikelnummer zoals aangegeven in het voorafgaand document.
Overpack met verschillende HS code's
Hoe om te gaan met zendingen van bijvoorbeeld 1 pallet waarop verschillende artikelen staan met verschillende HS Code's:
Als er sprake is van samenpak, dan moet u bij het 1e artikel totaal aantal verpakking, verpakkingskenmerk en totaal aantal brutogewicht opvoeren. Bij de overige artikelen het brutogewicht en aantal verpakking op 0 zetten maar wel de verpakkingssoort en dezelfde verpakkingskenmerken vermelden.
Adressen
Mochten de Seller/Buyer gelijk zijn aan Exporteur/Importeur, dan moeten die velden volgens de Business Rules van de douane leeg gelaten worden. Maar zodra u iets invult bij Waarderingsindicator dan krijgt u een foutmelding dat die velden wel verplicht zijn. In dat geval, het EORI nummer bij Seller/Buyer verwijderen en bij de naam een punt of een spatie neerzetten.
Plaats van goederen
Als de goederen, op het moment dat de aangifte wordt gedaan, in Nederland liggen, dan moet de element Kenmerk van de identificatie worden aangegeven met het kenmerk (code) 'T';. Hierdoor moet de gegevenssubklasse "Adres postcode" worden ingevuld met de postcode, het huisnummer en het land.
Controle Bevindingen
Insturen van controle bevindingen naar de douane kan via Step: codeunit 3PL DMS Steps Functions Gen.= 11172995, ID 20. Bij Parameter/Decl.Message Type kan er gekozen worden om welke berichttype het gaat: 'STANDARD', 'AMENDMENT', 'INVALIDATION', 'PRESENTATION', 'CONTROL RESOLUTION' of 'ALTERNATIVE' In de initialisatie van DMS zijn de steps toegevoegd voor het aanmaken van de Invalidation, Amendment, Presentation, Control Result en Alternative. Via DMS Setup klik op: Acties - Initialize DMS. Wanneer er al steps bestaan dan slaat het systeem de aanmaak over.
Invalidate DMS Export/Import
Om het bericht te verzenden een step aanmaken via 3PL Steps Functions DMS = 11172995, ID 20 (Create Declaration Message)
Parameter : DECL. MESSAGE TYPE invullen met INVALIDATION
Document reden invullen:
Alleen een CUS code moet ingevuld worden.
Note
Met CUS code wordt er de code BIJZONDERE VERMELDINGEN (A95 - AANVULL. INFO) bedoeld en niet de CUS code (016 chemical substance code) Berichtsoorten IE414 en IE514.
Alternatief Bewijs
Om het bericht te verzenden een step aanmaken via 3PL Steps Functions DMS = 11172995, ID 20 (Create Declaration Message)
Parameter: DECL. MESSAGE TYPE invullen met ALTERNATIVE
Alternatief bewijs invullen:
Er moet zowel een AAZ als een SPH gevuld worden. Indien de SPH code is 11, 13, 14, 15 of 17 dan moet er ook een transportcontractdocument gevuld worden.
Exit Date dient ook ingevuld te worden.
Vereenvoudigde/Aanvullende aangifte
In DMS dient u eveneens een IM-B in. Nadat u de acceptatie heeft ontvangen en alle vereiste informatie volledig is, past u het aanvullende aangiftesymbool aan van B naar X.
Vervolgens kunt u het bericht opnieuw verzenden als een aangifte. Hij gaat er dan weer uit als een IE415 bericht.
Bij het accepteren van de IM-B wordt automatisch op kopniveau een regel gegenereerd in de Previous Documents met soort NMRN en als referentie het MRN nummer.
Aanvullende aangifte
In de document kop via Personaliseren het veld 'Amendment required' naar voren halen. Indien er wijzigingen gedaan moeten worden dan het veld 'Amendment required' aanvinken, het aanvullende aangifte type wijzigen naar X en de aanpassingen verrichten. Data kan aangepast worden indien het document status 115 heeft en indien het aanvullende aangifte symbool X is.
Koppelingen DMS Import/Export met Portbase
Om berichten naar Portbase te sturen wordt er gebruik gemaakt van steps. Deze kunnen aangemaakt worden met codeunit 3PL DMS Steps Functions Gen. =** 11237247 met ID 15** (Create Portbase MID from DMS Import) en ID 16 (Create Portbase MED from DMS Export). Voordat het portbase document aangemaakt wordt, vindt er een controle plaats op het aanwezig zijn van een container nummer en op het aanwezig zijn van een boekingreferentie. Dit referentie nummer kunt u invullen via'Gerelateerd' -> 'External Reference' -> Invoeren met type 'Booking reference'.
Koppeling DMS met C-Point Belgie
Step aanmaken via codeunit 3PL DMS Steps Functions Gen.= 11237246, ID 18 (Create Port Community BE from DMS).
Aanmaken van Fiscaal Vertegenwoordigingsregels
Step aanmaken via codeunit 3PL DMS Steps Functions Gen.= 11237246, ID 3 (Insert Fiscal Lines from DMS)
Fiscale regels worden ingevuld indien:
- Wanneer het veld 'Fiscal Reference ID' van het import document, gelijk is aan het veld 'Fiscale eenheid' in de douane instellingen;
- Wanneer in het adres van de Consignee het veld 'Nr. fiscale eenheid' gelijk is aan het veld 'Fiscale eenheid' in de douane instellingen;
- Wanneer in het adres van de Consignee het veld 'Fiscale vertegenwoordiging' de indicatie 'Beperkt fiscaal' of 'Algemeen fiscaal' heeft.
Er is ook een nieuwe step functie toegevoegd in de codeunit 11237246 - 3PL DMS Steps Functions Generic met ID 20. Deze verricht een controle op de status van de Agent met de machtigingen die in het systeem vastliggen.
Aanmaken Kosten en Opbrengsten
Het aanmaken van kosten opbrengsten bij het ontvangen van een CCTAX wordt niet meer gedaan in de verwerking van het bericht. Dit gebeurt middels een status functie: Codeunit 'Status Functions DMS' 11237249 ID: 2 maakt 'Create Cost and Reveue records on receipt CCTAX'aan. Instelling om de middelcodes aan een dienst te linken verloopt vanuit de DMS Setup -> Gerelateerd -> Customs Code Mapping.
Voorbeeld: Table Code 098 - Tax Type Code A00/B00 - Mapping type Cost/Service en Mapping code de Dienstcode
Deductions
Via Verwerken > 'Create Tax Lines' worden de Tax regels gevuld. Deze functie zorgt er ook voor dat de 'Deductions' gevuld worden. Mits de codes in de leveringsvoorwaarden zijn aangegeven. Deze codes zijn ten opzichte van AGS gewijzigd en moeten dus worden ingevuld in de leveringsvoorwaarden. Via 'Personaliseren' kunnen onderstaande velden toegevoed worden. De velden die geel gemarkeerd zijn moeten worden gevuld met waarden uit de tabel die erachter zit. Alleen dan komt de code ook in de deductions te staan. Voor FOB bijvoorbeeld zal dit voor de vracht- en verzekeringskosten AK moeten worden.
Overzicht codes voor Bijtel- en aftrekposten:
Status Functie Instellingen
Om de status van het achterliggende dossier te kunnen wijzigen, een status functie kan toegevoegd worden die op het DMS document afgetrapt moet worden.
Stap 1: Ga naar statussjabloonoverzicht -> DMS DOCUMENT
Stap 2: Bij status, bijvoorbeeld 30-Release, klik op Aantal gekoppelde processen
Stap 3: Maak een proces aan via codeunit 3PL Status Functions DMS = 11237249, ID 3. Deze functie werkt de status op het relatie record bij.
Update DMS Status in document relation
Een status functie toegevoegd in de codeunit die op het DMS document afgetrapt moet worden. Deze werkt de status op het relatie record bij. Status Functions DMS - Object ID = 11237249 Functie ID = #7
Overzicht Status Voorlopige Release
Op de DMS Import en Export List is het veld documentstatus toegevoegd. Indien Documentstatus is 115 dan Voorlopig, indien 4 dan Definitief. Hiermee krijgt u een goed overzicht over de status van de releases.
Accijnsgoederen en Toevoegen van nieuwe Douane Codes
Zijn er in de DMS uitvoeraangifte accijnsgoederen aangegeven? Dan moet u ten minste 1 van onderstaande gegevens in de aangifte op artikelniveau opnemen:
als goederen zich in het vrije verkeer bevinden en zullen worden uitgevoerd zonder dat een verzoek om teruggaaf van accijns zal worden gedaan: N5020 (UITVOER ACCIJNSGOED ZONDER SCHORSING EN VERZ TERUGGAAF) in GE 12 02 000 000 'Aanvullende informatie' (GS/SI)
als de goederen belast zijn met Nederlandse accijns en een verzoek om teruggaaf zal worden gedaan: N5021 (VERZOEK TERUGBETALING (NATIONAAL)) in GE 12 02 000 000 'Aanvullende informatie' (GS/SI)
als de AGP-houder een e-AD voor uitvoer onder schorsing heeft opgemaakt: C651 (ELECTRONISCH ADMINISTRATIEF DOCUMENT VOOR ACCIJNSGOEDEREN) in gegevenselement (GE) 12 01 002 000 'Voorafgaand document/Soort' (SI)
als EMCS niet werkt en de AGP houder een Nood-e-AD voor uitvoer onder schorsing heeft opgemaakt: C658 (NOODDOCUMENT (FAD) in GE 12 01 002 000 'Voorafgaand document/Soort' (SI)
Als de nieuwe codes niet op uw lijst staan, kunt u deze eenvoudig toevoegen vanuit de "DMS Customs Value List"
Foutmeldingen
Krijgt u onderstaande foutmelding over het aantal tekens dat consignee adressen? Volgens DWU mogen dit 70 tekens zijn, maar de MIG geeft aan max. 35 tekens. Dit issue is al aangekaart bij de douane.
Reactie van de Douane "Dit heeft te maken met overgang van lidstaten van ECS naar AES, waardoor het ECS-formaat nog wordt gehanteerd zolang de transitieperiode voor AES nog geldt. Pas als deze transitieperiode voorbij is en alle lidstaten met hun systemen over zijn van ECS naar AES, wordt het formaat gelijk aan die van Bijlage B. NL en DMS zijn gebaseerd op de EU specificaties van het trans-Europese systeem van AES; ook de transitieperiode is hierin beschreven, en DMS volgt o.a. de formaten die hierin beschreven zijn om met de oude legacy ECS systemen van andere lidstaten (de kantoren van uitgang) te kunnen blijven communiceren. Wij verwachten dat dit in de loop van 2024 pas opgelost zal zijn. dit omdat 7 lidstaten bij de EC hebben aangegeven de deadline van 1 december 2023 niet te halen en uitstel hebben aangevraagd. De EC heeft hier tot op heden nog niet inhoudelijk op gereageerd."